公文書管理の現状と廃棄について~2017年第1回都議会定例会の文書質問より①

2017年6月11日 20時24分 | カテゴリー: 自治と議会とまちづくり

*20173月に提出した文書質問(公文書管理と情報公開について、警視庁からの機動隊沖縄派遣について)の回答が出されました。質問および回答の全文を5回に分けて掲載します。

1.公文書管理について

 公文書管理の現状について伺います。

   2015年度の東京都公文書館年報によると、当該年度に長期保存文書12,350件、有期保存文書505件、資料文書2,775件が引き継がれたとされています。公文書館への引き継ぎの考え方について伺います。過去にさかのぼると何年までデータがあるのか、また過去10年度分の数字もお示しください。併せて、廃棄文書の実績についても伺います。

 

回   答

 東京都文書管理規則第49条に基づき、主務課長は保存期間が長期の文書等について、公文書館長に引き継ぐものとされています。

 また、有期保存文書については、同規則第54条第2項に基づき、公文書館長から引継ぎを求められたときは、当該文書を公文書館長に引き継ぐものとされています。

 公文書館への引継ぎに関するデータは、過去に遡ると、公文書館が開設された昭和43年までのものを保存しており、過去10年度分の数字は次のとおりです。

年度 長期保存文書 有期保存文書 資料
27 12,350 505 2,775
26 9,397 476 1,109
25 10,837 602 761
24 17,624 397
23 23,751 339
22 19,520 649
21 19,136 613
20 9,124 728
19 9,116 912
18 8,182 808

注1 長期保存文書には、特例起案帳票を含む。

注2 資料とは、現代文書調査・収集プロジェクトにより引き継がれた長期・有期文書以外の重要な史資料をいう。

 なお、公文書館に引き継がれた文書等を廃棄した実績はありませんが、都において直近の平成27年度の公文書廃棄実績は、警視庁・消防庁を除き約100万件です。

 

   2015年度の東京都公文書館年報によると、30年経過後の評価公開件数は示されていますが、評価対象となった件数などが明らかではありません。東京都文書管理規則第54条第3項に基づく公文書館長が歴史的資料としての保存価値等を再評価した結果、保存しないとした件数、保存するとした件数、保存し評価公開した件数について、現存するデータをお示しください。

 

回   答

 作成又は取得後30年が経過した公文書については、公文書館長が歴史的資料としての保存価値等を評価し直し、東京都公文書館30年経過公文書利用審査会における審査を経て公開の可否を決定しています。

 評価対象件数等については、30年経過公文書の公開準備が整った平成5年以降のものを保有しており、過去10年度分のデータは次のとおりです。

協議年度 評価対象

件数

保存しないとした件数 保存する

とした件数

評価公開

した件数

27 3,450 0 3,450 1,394
26 4,485 0 4,485 2,385
25 4,915 0 4,915 2,628
24 4,306 0 4,306 2,708
23 3,476 0 3,476 2,369
22 8,025 0 8,025 5,654
21 2,742 0 2,742 1,910
20 2,903 0 2,903 1,838
19 2,890 0 2,890 1,893
18 5,828 0 5,828 2,733