豊洲問題の関連文書について～2017年第1回都議会定例会の文書質問より②

＊2017年3月に提出した文書質問（公文書管理と情報公開について、警視庁からの機動隊沖縄派遣について）の回答が出されました。質問および回答の全文を5回に分けて掲載します。

 

③豊洲新市場に関する公文書の不存在が問題になっていますが、この経緯に関する文書は、文書管理規則によれば「起案文書、供覧文書、帳票、図画、写真及びフィルム」と「主務課長が定めた保存期間が1年以上の収受文書」と「資料文書」が存在すると考えられます。廃棄により文書が確認できないものは、具体的にどの区分で発生しているのか伺います。

回　　　答

　豊洲市場整備等に関する文書の中で「不存在」又は「一部不存在」とした文書は、そもそも請求に係る文書が作成されていない、あるいは、作成されたものの廃棄されたものです。

　廃棄された文書が、文書管理規則に規定するいずれの文書に該当したかについては、対象の文書を具体的に特定できないことから、お答えすることが困難です。

 

 

④文書管理規則には、1年未満保存文書という区分があり、資料文書には区分で保存期間が設定されているものがあります。1年未満保存文書はどのようなものか伺います。

回　　　答

　都では、文書等の保存期間を、長期、10年、5年、3年、3年、1年未満の6種類に設定しています。

　このうち、保存期間が1年未満の文書等とは、当該文書等を職務上作成し、又は取得した日から1年未満の期間内において、事務遂行上必要な期間が終了するものです。

　東京都文書管理規則第47条第２項に規定する文書等の保存期間の基準により、保存期間が1年未満の資料文書とは、「随時発生し、短期に廃棄する軽微なもの」としています。具体的には、庁内の定例的な打合せの資料など、軽微な文書等です。